Classer vos archives
Classer les archives consiste à les mettre en ordre intellectuellement et physiquement de façon à faciliter leur archivage et la gestion de l’information au sein l’établissement.
Chaque agent est responsable de :
- la bonne tenue de ses dossiers ;
- leur rangement (archives courantes) ;
- leur préarchivage (archives intermédiaires).
Bien gérer ses archives au quotidien requiert quelques réflexes et bonnes pratiques :
Les 8 règles à respecter :
- Une affaire = un dossier.
- Un document n’est jamais isolé.
- Un dossier doit être toujours identifié. Un intitulé précis doit être indiqué dès sa création. Les titres trop vagues, « affaires générales », « divers », sont à proscrire. Des dates extrêmes doivent être indiquées (date la plus ancienne et la plus récente).
- L’identification est précise et complète. Les sigles sont à éviter car ces derniers évoluent très vite. Il convient donc de les développer.
- Maintenir de l’ordre dans le dossier : on classe les pièces chronologiquement les unes au-dessus des autres (la plus ancienne dessous). On détruit au fur et à mesure les papiers de corbeille, les brouillons, les doubles, les formulaires vierges, les prospectus, les documents reçus pour information.
- Bien clore le dossier.
- Mettre en boîte. Il convient de ne pas trop remplir les boîtes car les documents ne sont pas bien protégés et il est difficile de les sortir des boîtes.
- Tenir un inventaire à jour des archives au sein du service.
Décrire ses fichiers informatiques :
La loi du 15 juillet 2008 sur les archives prévoit que :
- Il n’y a pas de différence entre les archives sur support papier et sur support électronique.
- Les archives électroniques ont donc le statut d’archives publiques.
- Elles suivent les mêmes règles de gestion : tri, élimination ou versement.
Ces fichiers doivent être soigneusement décrits dès leur création :
- Les noms de fichier doivent être explicites sans être trop longs (31 caractères maximum).
- Ils ne doivent comporter que des caractères simples (pas d’accent, espaces remplacés par des _...).
- L’association de métadonnées aux fichiers peut également en faciliter la gestion.
Le cas du classement du dossier de patient :
Un dossier médical est constitué pour tout patient hospitalisé dans un établissement de santé public ou privé. Ce dossier contient les éléments suivants :
- Les informations formalisées recueillies lors des consultations externes dispensées dans l’établissement, lors de l’accueil au service des urgences ou au moment de l’admission et au cours du séjour hospitalier.
- Les informations formalisées établies à la fin du séjour.
- Les informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers.
Pour approfondir : Modes de classement du dossier de patient