Prêts pour expositions
Les documents des Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon peuvent être prêtés temporairement pour une exposition.
La demande doit être adressée, par courrier, au directeur des Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon, au moins trois mois à l’avance. Elle doit préciser la durée de l’exposition, les conditions de conservation, et les cotes exactes des documents : les Archives n’effectuent pas cette recherche pour le compte de l’emprunteur.
De manière générale, la présentation des documents doit se faire dans un seul lieu, pour une durée n'excédant pas trois mois.
L’emprunteur s’engage à mettre en œuvre les meilleures conditions possibles de sécurité et de conservation des documents exposés :
- présentation sous vitrine fermée à clef ou sous encadrement,
- gardiennage des locaux nuit et jour,
- conformité aux règles relatives à la lumière : absence de lumière naturelle directe ou de toute source de lumière artificielle de nature à provoquer une élévation de plus de 2° C, éclairage extérieur aux vitrines, lumière fluorescente privée d'ultraviolet proche, réglage à 50 lux, faible variation de la température ambiante (qui ne doit jamais excéder 24° C) et de l’humidité relative,
- respect des règles relatives à la lutte contre l'incendie : interdiction de fumer, ignifugeage des tentures, extincteur à anhydride carbonique CO2 à l'exclusion de toute mousse carbonique et poudre.
Un contrôle des conditions de présentation et de conservation peut être demandé au préalable.
S’il apparaît que le document demandé ne peut être prêté sans restauration préalable, celle-ci peut être facturée à l'emprunteur après acceptation du devis.
Dans l’exposition comme dans le catalogue, l'emprunteur devra présenter les documents en provenance des Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon avec leur cote exacte et sous le libellé suivant : Arch. dép. Rhône, cote.
En cas d’édition d’un catalogue, un exemplaire en sera remis aux Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon.
Tous les frais inhérents au conditionnement, au transport et au convoiement des documents sont à la charge de l'emprunteur. Les Archives se réservent le droit de refuser le transporteur proposé par l'emprunteur et d’exiger un convoiement.
Les pièces prêtées ne pourront être remises au transporteur ou à l'emprunteur plus de quinze jours avant l’inauguration de l’exposition et devront être rendues dans les quinze jours suivant sa clôture.
En cas d'annulation du prêt, les travaux déjà engagés par les Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon, notamment la restauration dont le devis a été accepté ou la commande déjà passée, seront facturés à l'emprunteur. Les travaux déjà acquittés ne seront pas remboursés.