Éliminer vos archives

Certains documents ne présentent aucun intérêt patrimonial une fois leur durée d’utilité administrative (DUA) échue ; ils n’ont pas besoin d’être conservés et peuvent donc être éliminés dans le cadre de la procédure d’élimination réglementaire.

Cette procédure se déroule comme suit : 

1. Sélectionner les dossiers à éliminer, qu’ils soient sur support papier ou électronique, en se fondant sur les circulaires de tri ;

Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018. Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.

DGP/SIAF/2014/006. Préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques.

Instruction DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004. Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945. 

2. Remplir un bordereau d’élimination et le faire prévalider par les Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon ;

Modèle de bordereau d’élimination

3. Envoyer le bordereau signé par le maire ou le président de l’EPCI en trois exemplaires originaux aux Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon ;

4. Le bordereau validé est signé par le directeur des Archives départementales et métropolitaines et renvoyé à la commune ou à l’EPCI ;

5. La destruction physique des documents ne peut se faire qu’après réception du bordereau d’élimination visé par les Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon (Code du patrimoine, art. R. 212-51). La destruction physique doit respecter la confidentialité des informations contenues dans les documents. Elle doit se faire par broyage, déchiquetage fin ou incinération, par des entreprises spécialisées, qui délivrent un certificat de destruction confidentielle.

Pour les archives sur support électronique, un certificat de destruction sécurisée doit être demandé au service informatique de la commune ou au service prestataire en charge de cette opération.